"Cold E-Mailing" ist seit geraumer Zeit eine der beliebtesten Marketingmethoden.

Aber die Dinge haben sich geändert, und die Datenschutzgrundverordnung hat sich erheblich auf diese Aktivität ausgewirkt. Viele sehen in dieser EU-Datenschutzverordnung den endgültigen Sargnagel für Cold-Marketing-Taktiken, da soziale Medien ein weitaus besserer Kanal sind, um unbekannte Interessenten anzulocken.

Kaltakquise-E-Mails haben jedoch nach wie vor ihre Berechtigung und können in Europa legal durchgeführt werden. In diesem Artikel wird erläutert, wie sich die DSGVO auf diese Marketingtaktik ausgewirkt hat, und anschließend wird untersucht, wie diese Kampagnen so durchgeführt werden können, dass Datenschutzprobleme umgangen werden.

Was ist "Kaltakquise per E-Mail"?

Darunter versteht man das unaufgeforderte Versenden von E-Mails an Kunden oder potenzielle Kunden. Es ist ein nützliches Instrument, um mit Personen in Kontakt zu treten, die Ihr Unternehmen noch nicht kennen, und die Aufmerksamkeit einer Zielgruppe zu wecken, was zur Generierung von Leads und zur Steigerung des Umsatzes beiträgt. Denken Sie jedoch daran, dass Sie "Cold Emails" nicht dazu verwenden, unbekannten Interessenten direkt etwas zu verkaufen. Stattdessen nutzen Sie sie, um mit ihnen in Kontakt zu treten und sie anzusprechen.

Da man sich genau überlegt, an wen man sie schickt, sind "Cold E Mails" kein Spam, d. h. Junk-E-Mails, die massenhaft und ohne Rücksicht auf den Empfänger verschickt werden.

Wenn sie jedoch nicht ordnungsgemäß versendet werden, verstoßen sie gegen die Nutzungsbedingungen der meisten E-Mail-Marketingplattformen - und wenn sie wie Spam aussehen, sind sie kaum effektiv.

Um dies zu verhindern, sollten Sie darauf achten, dass das Thema Ihrer Kaltakquise-E-Mails leicht zu erkennen ist und dass sie auf die Interessen des jeweiligen Empfängers zugeschnitten sind. Es sollte auch klar sein, wer die E-Mail verschickt hat, und die Adresse Ihres Unternehmens sollte irgendwo sichtbar sein.

Ist die Kaltakquise per E-Mail unter der DSGVO möglich?

Im Gegensatz zu anderen Datenschutzgesetzen regelt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht speziell die unerbetene Kommunikation. Ihr Schwerpunkt liegt vielmehr auf dem Schutz der Rechte der in der EU ansässigen Personen an ihren personenbezogenen Daten.

Daher bleibt Cold E-Mailing völlig legal.

Allerdings gilt eine E-Mail-Adresse im Rahmen der DSGVO als personenbezogene Daten, was bedeutet, dass die Art und Weise, wie Sie diese Informationen verwenden, den EU-Datenschutzbestimmungen entsprechen muss.

Unerwünschte E-Mails können von den Datenschutzbehörden mit hohen Geldstrafen belegt werden - bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes Ihres Unternehmens aus dem vorangegangenen Geschäftsjahr.

Wenn Sie einige Verfahren befolgen, können Sie dennoch unaufgeforderte E-Mails in einer Weise versenden, die den DSGVO-Rechtsrahmen respektiert:

1. Erklären Sie, wie Sie die E-Mail-Adressen erhalten haben

Wenn Datenschutzbeauftragte in Ihrem Büro auftauchen, müssen Sie in der Lage sein zu erklären, wie Sie die E-Mail-Adresse eines potenziellen Kunden überhaupt gefunden haben.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie über Ihre Website automatisch E-Mail-Adressen ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen sammeln oder sie in großen Mengen kaufen konnten, wie es manche Leute früher taten.

Die DSGVO forciert das zustimmungsbasierte Marketing, was bedeutet, dass die Zustimmung jetzt entscheidend ist.

2. Stellen Sie Ihre Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme sicher

Die DSGVO verlangt, dass Sie eine rechtliche Grundlage für die Kontaktaufnahme mit Personen haben.

Die Einwilligung ist eine akzeptable Rechtsgrundlage, aber wenn Sie diese nicht haben - und das ist beim Kaltmarketing nicht der Fall -, dann müssen Sie sicher sein, dass die Person, die Sie kontaktieren, von dem Produkt oder der Dienstleistung Ihres Unternehmens profitieren wird.

Wenn Sie also E-Mails an Personen senden, die wahrscheinlich nichts von Ihnen kaufen werden - ein häufiges Problem bei nicht personalisierten E-Mail-Kampagnen - dann verstoßen Sie höchstwahrscheinlich gegen die DSGVO-Vorschriften.

Wenn Sie E-Mails an Fachleute schicken, können Sie nicht einfach irgendeine alte Firmenadresse verwenden - wenn Sie beispielsweise Marketing-Software verkaufen, muss die Kaltakquise-E-Mail an den Marketingleiter des Unternehmens gehen und nicht an das info@-E-Mail-Konto des Unternehmens.

Entscheidend ist, dass diese Rechtsgrundlage irgendwo in der Werbe-E-Mail enthalten sein muss, indem Sie kurz erklären, warum Sie den Kontakt aufnehmen.

3. Informieren Sie potenzielle Kunden über Ihre Praktiken im Umgang mit personenbezogenen Daten

Die DSGVO verlangt, dass die betroffenen Personen über alles informiert werden, was mit ihren persönlichen Daten zu tun hat.

Daher müssen Sie in jede Kaltakquise-E-Mail einen Haftungsausschluss aufnehmen, der die Interessenten darüber informiert:

• welche personenbezogenen Daten Sie sammeln - und dieser Begriff ist weiter gefasst, als Sie denken
• wie Sie ihre persönlichen Daten speichern werden
• was Sie mit den personenbezogenen Daten tun werden
• wie der Interessent seine personenbezogenen Daten bearbeiten, übertragen oder löschen kann

Außerdem sollten Sie aufzeichnen, wie und warum Sie personenbezogene Daten erhoben haben und was Sie damit gemacht haben - denken Sie daran, dass die Dokumentation eine wichtige langfristige Verpflichtung im Rahmen der DSGVO darstellt.

4. Beachten Sie die Regeln zur Begrenzung der Datenspeicherung

Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger als unbedingt nötig aufbewahren.

Bei Kaltakquise-E-Mails sollten Sie personenbezogene Daten (z. B. die E-Mail-Adresse), die Ihr Unternehmen gespeichert hat, nach einem Monat löschen, wenn die Person Ihnen nicht geantwortet hat, und sie auch in Zukunft nicht mit weiteren E-Mails bombardieren.

5. Erlauben Sie Interessenten, sich leicht abzumelden

Die Datenschutzgrundverordnung verlangt, dass Personen sich leicht aus E-Mail-Listen austragen können. Das bedeutet, dass jede Kaltakquise-E-Mail einen automatischen Abmeldelink in der Fußzeile enthalten sollte.

Sobald dies geschehen ist, müssen Sie sicherstellen, dass auch alle persönlichen Daten gelöscht werden.

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Die Auswirkungen der DSGVO auf Kampagnen via Kaltakquise-E-Mails

Wie Sie sehen, hat die DSGVO echte Auswirkungen auf unaufgeforderte E-Mail-Kampagnen, und es ist nun eine Straftat, diese in einer Weise durchzuführen, die die europäische Datenschutzgesetzgebung nicht respektiert - selbst wenn Sie diese E-Mail-Adressen gesammelt haben, bevor das Gesetz im Mai 2018 in Kraft getreten ist.

Es ist jedoch legal, aber die Einhaltung der DSGVO bedeutet, dass sich Ihre Datenbank mit potenziellen Kunden zweifellos erheblich reduzieren wird. Das ist jedoch keine schlechte Sache, denn Ihnen bleibt nur die Körner und nicht die Spreu - d. h. die Interessenten, die am ehesten bei Ihnen kaufen würden.

Wenn diese Interessenten auf Ihre E-Mails antworten, müssen Sie von ihnen Opt-Ins einholen und diese Zustimmung in einer sicheren Datenbank aufzeichnen, um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.