E-Mail-Kaltakquise war über lange Zeit eine der beliebtesten Marketingmethoden.

Doch die Rahmenbedingungen haben sich geändert, und die DSGVO hat diese Aktivität erheblich beeinflusst. Viele betrachten diese EU-Datenschutzverordnung als das endgültige Aus für Kaltakquise-Taktiken, während soziale Medien als weit effektivere Kanäle gelten, um unbekannte Interessenten anzusprechen.

Dennoch hat die E-Mail-Kaltakquise weiterhin ihren Nutzen und kann in Europa rechtlich korrekt umgesetzt werden.

Dieser Artikel erklärt, wie die DSGVO diese Marketingstrategie verändert hat, und zeigt, wie Kampagnen so gestaltet werden können, dass Datenschutzprobleme vermieden werden.

Was ist E-Mail-Kaltakquise?

Dies ist die Praxis, unaufgeforderte E-Mails an Kunden oder potenzielle Geschäftspartner zu senden. Es ist ein nützliches Werkzeug, um Personen zu kontaktieren, die möglicherweise nichts von Ihrem Unternehmen wissen, und Bewusstsein innerhalb einer Zielgruppe zu schaffen, was Leads generieren und den Umsatz steigern kann. Denken Sie daran, dass Kaltakquise-E-Mails nicht direkt zum Verkauf an unbekannte Interessenten genutzt werden. Stattdessen dienen sie dazu, Verbindungen herzustellen und Engagement zu fördern.

Da genau überlegt wird, an wen sie gesendet werden, gelten Kaltakquise-E-Mails nicht als Spam, der massenhaft und ohne Rücksicht auf den Empfänger versandt wird.

Wenn Kaltakquise-E-Mails jedoch nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden, verstoßen sie gegen die Nutzungsbedingungen der meisten E-Mail-Marketing-Plattformen – und wenn sie wie Spam wirken, werden sie kaum effektiv sein.

Um dies zu vermeiden, sollte das Thema der E-Mails leicht erkennbar sein, sie sollten auf die Interessen des Empfängers zugeschnitten sein, der Absender klar identifizierbar sein und die physische Adresse Ihres Unternehmens sollte sichtbar sein.

Ist E-Mail-Kaltakquise unter der DSGVO möglich?

Im Gegensatz zu anderen Datenschutzgesetzen regelt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unaufgeforderte Kommunikation nicht direkt. Ihr Fokus liegt stattdessen darauf, die Rechte auf personenbezogene Daten von EU-Bürgern zu schützen.

Daher bleibt E-Mail-Kaltakquise grundsätzlich legal.

Da jedoch eine E-Mail-Adresse als personenbezogenes Datum unter die DSGVO fällt, muss die Nutzung dieser Daten mit den EU-Datenschutzvorschriften übereinstimmen.

Das bedeutet, dass Sie sie nicht wahllos versenden können – unaufgeforderte E-Mails können zu erheblichen Geldstrafen durch Datenschutzbehörden führen – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes Ihres Unternehmens im vorherigen Geschäftsjahr.

So führen Sie DSGVO-konforme E-Mail-Kaltakquise durch:

1. Erklären Sie, wie Sie die E-Mail-Adressen erhalten haben

Wenn Datenschutzbeauftragte Nachforschungen anstellen, müssen Sie erklären können, wie Sie die E-Mail-Adresse eines Interessenten gefunden haben.

Früher konnten E-Mail-Adressen automatisch über Ihre Website gesammelt oder in großen Mengen gekauft werden. Dies ist nun nicht mehr erlaubt.

Die DSGVO setzt auf zustimmungsbasiertes Marketing, was bedeutet, dass Einwilligung entscheidend ist.

2. Stellen Sie Ihre Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme sicher

Die DSGVO verlangt, dass Sie eine rechtliche Grundlage für die Kontaktaufnahme haben.

Einwilligung ist eine mögliche Grundlage, aber bei Kaltakquise selten vorhanden.

Alternativ können Sie argumentieren, dass der Empfänger von Ihrem Angebot profitieren könnte.

Beispiel: Wenn Sie Marketing-Software verkaufen, sollten Sie den Marketingmanager eines Unternehmens kontaktieren und nicht die allgemeine info@-E-Mail-Adresse.

In der E-Mail sollte kurz erklärt werden, warum Sie den Empfänger kontaktieren.

3. Informieren Sie Empfänger über Ihre Datenschutzpraktiken

Die DSGVO verlangt, dass die betroffenen Personen über alles informiert werden, was mit ihren persönlichen Daten zu tun hat.

Daher müssen Sie in jede Kaltakquise-E-Mail einen Haftungsausschluss aufnehmen, der die Interessenten darüber informiert:

• welche personenbezogenen Daten Sie sammeln - und dieser Begriff ist weiter gefasst, als Sie denken
• wie Sie ihre persönlichen Daten speichern werden
• was Sie mit den personenbezogenen Daten tun werden
• wie der Interessent seine personenbezogenen Daten bearbeiten, übertragen oder löschen kann

Außerdem sollten Sie aufzeichnen, wie und warum Sie personenbezogene Daten erhoben haben und was Sie damit gemacht haben - denken Sie daran, dass die Dokumentation eine wichtige langfristige Verpflichtung im Rahmen der DSGVO darstellt.

4. Beachten Sie die Regeln zur Begrenzung der Datenspeicherung

Die DSGVO verlangt, dass Sie personenbezogene Daten nicht länger als unbedingt nötig aufbewahren.

Bei Kaltakquise-E-Mails sollten Sie personenbezogene Daten (z. B. die E-Mail-Adresse), die Ihr Unternehmen gespeichert hat, nach einem Monat löschen, wenn die Person Ihnen nicht geantwortet hat und sie auch in Zukunft nicht mit weiteren E-Mails bombardieren.

5. Erlauben Sie Interessenten, sich leicht abzumelden

Die Datenschutzgrundverordnung verlangt, dass Personen sich leicht aus E-Mail-Listen austragen können. Das bedeutet, dass jede Kaltakquise-E-Mail einen automatischen Abmeldelink in der Fußzeile enthalten sollte.

Sobald dies geschehen ist, müssen Sie sicherstellen, dass auch alle persönlichen Daten gelöscht werden.

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Die Auswirkungen der DSGVO auf Kaltakquise-Kampagnen

Die DSGVO hat die Praxis der E-Mail-Kaltakquise stark verändert. Es ist nun eine Straftat, unaufgeforderte E-Mails zu versenden, ohne die Datenschutzvorgaben der EU zu respektieren – selbst wenn die Adressen vor Mai 2018 gesammelt wurden.

Es ist jedoch weiterhin möglich, E-Mail-Kaltakquise legal umzusetzen. Ihre Datenbank wird kleiner, da nur qualifizierte Interessenten übrig bleiben – aber das ist positiv. Sie arbeiten mit Personen, die tatsächlich an Ihrem Angebot interessiert sind und potenziell konvertieren könnten.

Wenn Interessenten auf Ihre E-Mails antworten, müssen Sie ihre Einwilligung dokumentieren und sicher speichern, um langfristig DSGVO-konform zu bleiben.