Datenschutz-Panikattacke? Lernen Sie heute, wie man eine Datenschutzrichtlinie schreibt

Haftungsausschluss: Dieser Blog enthält allgemeine Informationen über das Verfassen einer Datenschutzrichtlinie. Die Datenschutzgesetze können jedoch komplex sein und variieren je nach Gerichtsbarkeit. Wir raten Ihnen, sich von einem qualifizierten Anwalt beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Datenschutzrichtlinie den spezifischen Anforderungen Ihrer Website und Ihres Unternehmens entspricht.

Laut einer Studie der Penn State University stellt nur ein Drittel der Unternehmen den Besuchern ihrer Website eine Datenschutzrichtlinie zur Verfügung.

Das ist eine ziemlich vernichtende Statistik, die allerdings auch ein allgemeines mangelndes Bewusstsein für die rechtlichen Anforderungen und den weit verbreiteten Irrglauben der Unternehmen widerspiegelt, sie bräuchten eigentlich keine Datenschutzerklärung.

Aber ganz einfach gesagt, die Datenschutzrichtlinie ist ein wesentlicher Bestandteil der Website. Sie ist ein weiterer wichtiger Baustein für die Einhaltung der Datenschutzgesetze und schafft Vertrauen bei den Kunden, die damit nachvollziehen können, wie mit ihren Daten umgegangen wird. Außerdem schützt sie Unternehmen vor den potenziellen rechtlichen und finanziellen Auswirkungen von Datenschutzverletzungen und Verstößen gegen die Vorschriften.

Zwar gibt es im Internet eine Vielzahl kostenloser Datenschutzrichtlinien-Generatoren, doch die von ihnen erstellten Seiten sind bestenfalls oberflächlich. Sie sehen vielleicht wie kurze, einfache Dokumente aus, aber nur ein spezialisierter Anwalt kann ein solches Dokument erstellen, das den spezifischen rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Wenn Sie Ratschläge zum Verfassen einer Datenschutzrichtlinie für Ihr Unternehmen suchen, dann ist dieser Blog ein guter Ausgangspunkt. Darin erfahren Sie, was eine Datenschutzrichtlinie ist und wie sich dieses Dokument von Plattform zu Plattform unterscheidet. Außerdem erfahren Sie, was Sie tun müssen, um eine Datenschutzerklärung zu erstellen, die den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Los geht's!

Die kurze Antwort auf die Frage, wer eine Datenschutzrichtlinie braucht, lautet: jeder.

Sie ist eine unverzichtbare Seite, wenn Sie personenbezogene Daten von Nutzern erfassen. Auch wenn datenschutzfreundliche Technologien zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen und zum Schutz von Kunden immer beliebter werden, werden die meisten Unternehmen personenbezogene Daten als betriebliche Notwendigkeit erheben - wir sind zum Beispiel ein Unternehmen, das den Datenschutz in den Vordergrund stellt, aber wir müssen dennoch personenbezogene Daten als Teil unserer Benutzeranmeldungs- und Zahlungsprozesse erfassen.

Daher ist die Datenschutzrichtlinie dazu da, Transparenz zu gewährleisten und Vertrauen bei den Internetnutzern aufzubauen, die sich der Gefährdung ihrer persönlichen Daten im Internet stärker bewusst sind als je zuvor.

Sie ist ein zentraler Bestandteil vieler Datenschutzgesetze, die weltweit wie Pilze aus dem Boden schießen, darunter die GDPR in der EU und das CCPA in Kalifornien.

Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass auf Websites oft eine Vielzahl verschiedener Drittanbieterdienste installiert sind. Dabei kann es sich um Analysedienste, Zahlungsgateways, CRM-Plattformen oder Plugins für soziale Medien handeln.

Alle diese Integrationen sind auf die Daten Ihrer Website-Besucher angewiesen, um zu funktionieren. Und da Sie gemäß den Datenschutzgesetzen der für die Datenverarbeitung Verantwortliche sind, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, was diese Dritten mit diesen Daten machen. Daher benötigen Sie auf jeden Fall eine Datenschutzrichtlinie, in der Sie genau angeben können, was diese anderen Unternehmen mit den Daten Ihrer Website-Besucher tun.

Einige Websites benötigen jedoch keine, denn es gibt natürlich einige Ausnahmen:

Ausnahme Nr. 1: Websites, die keine personenbezogenen Daten erheben

1. Statische Websites: Wenn Ihre Website rein informativ ist und keine persönlichen Daten von Nutzern sammelt (z. B. keine Kontaktformulare, keine Benutzerkonten, keine analytische Nachverfolgung), benötigen Sie möglicherweise keine Datenschutzrichtlinie.
2. Persönliche Blogs: Wenn in Ihrem Blog keine Kommentare aktiviert sind, keine Tracking-Cookies verwendet werden und keine Benutzerdaten erfasst werden, benötigen Sie möglicherweise keine Datenschutzrichtlinie.

Ausnahme Nr. 2: Websites, die keine Dienste von Drittanbietern verwenden

1. Keine Analytik: Websites, die keine Google Analytics, Social-Media-Plugins oder andere Dienste von Drittanbietern verwenden, die das Nutzerverhalten nachverfolgen, benötigen möglicherweise keine Datenschutzrichtlinie.
2. Keine Werbung: Websites, die keine Werbung anzeigen oder Werbenetzwerke verwenden, die das Nutzerverhalten verfolgen, benötigen möglicherweise keine Datenschutzrichtlinie.

Ausnahme Nr. 3: Websites mit begrenztem geografischem Geltungsbereich

Websites, die in Ländern ohne strenge Datenschutzgesetze tätig sind, haben möglicherweise weniger Anforderungen.

Heutzutage gibt es nur noch wenige solcher Standorte. Die meisten Länder (oder Handelsblöcke) sind dabei, Gesetze zu entwerfen, wenn sie nicht schon welche erlassen haben. Untersuchungen der UNCTAD zeigen, dass weniger als 5 % der Welt den Datenschutz für ihre Einwohner vernachlässigen.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass viele Datenschutzgesetze (wie die GDPR) eine extraterritoriale Reichweite haben, d. h. sie können auf Websites außerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs angewendet werden, wenn sie Nutzer innerhalb dieses Bereichs bedienen.

Dieser begrenzte geografische Geltungsbereich erstreckt sich also auch auf den Standort der Website-Besucher, und Unternehmen müssten Technologien implementieren, die kontrollieren, welche Herkunftsorte auf ihre Website zugreifen können, wenn sie dies als Grund für den Verzicht auf eine Datenschutzrichtlinie anführen wollen.

Inzwischen sollten Sie ziemlich genau wissen, was in einer Datenschutzerklärung steht. Und wenn Sie jetzt versuchen, herauszufinden, was Sie in Ihre Datenschutzrichtlinie schreiben sollen, finden Sie weiter unten weitere Informationen über den Prozess:

Machen Sie sich mit den Datenschutzgesetzen vertraut

Wir haben nicht das Budget, um hier alle Datenschutzgesetze durchzugehen, aber Sie müssen die Datenschutzgesetze recherchieren, die für Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe relevant sind.

So können Sie sicherstellen, dass Ihre Datenschutzrichtlinien mit allen für Ihr Unternehmen relevanten Gesetzen übereinstimmen.

Aber im Zweifelsfall sollten Sie die GDPR befolgen. Sie ist der Goldstandard, an dem sich andere Datenschutzgesetze orientieren, und wenn Ihre Datenschutzrichtlinie die Anforderungen dieses Gesetzes erfüllt, erfüllt sie die Anforderungen aller Gesetze.

Wir haben auch an anderer Stelle darüber geschrieben, wie man eine GDPR-konforme Datenschutzerklärung für unsere TWIPLA-Nutzer verfasst, und diese kurze Kopie könnte Ihnen helfen, die damit verbundene Arbeit zu verstehen.

Welche persönlichen Informationen werden gesammelt?

Als Nächstes müssen Sie herausfinden, welche personenbezogenen Daten von Ihrer Website oder App und von Drittanbietern, die sie bedienen, erfasst werden.

Dabei handelt es sich letztlich um eine reine Erkundungsmission, und die Informationen sollten bei den verschiedenen beteiligten Organisationen frei verfügbar sein. Falls nicht, setzen Sie sich mit ihnen in Verbindung.

Wie Sie persönliche Daten sammeln

Danach sollten Sie die Methoden, mit denen Sie die Daten von Website-Besuchern (oder App-Endnutzern) überhaupt erfassen, im Detail erläutern.

Genauer gesagt, müssen Sie Informationen zu Formularen auf der Website, Cookies, App-Berechtigungen und Diensten von Drittanbietern angeben. Und denken Sie daran: Seien Sie offen und transparent in Bezug auf ALLE Ihre Datenerfassungspraktiken.

Wie die persönlichen Informationen verwendet werden

Als Nächstes müssen Sie angeben, wie Ihre Website und Ihr Unternehmen die von den Website-Besuchern erfassten Daten verwenden.

Dies kann zur Personalisierung des Benutzererlebnisses, zur Analyse der Website-Leistung oder für weitergehende Marketingzwecke geschehen. Letztlich müssen Ihre Kunden aber in der Lage sein, die Datenschutzbestimmungen zu lesen und daraus genau zu verstehen, warum Ihr Unternehmen ihre Daten überhaupt benötigt.

An wen die Daten weitergegeben werden

Nun sollten Sie Informationen über alle Drittunternehmen formulieren, mit denen Sie Daten von Website-Besuchern austauschen. Dabei kann es sich um Geschäftspartner, Dienstleistungsanbieter oder Werbetreibende handeln.

Sie alle haben ihre eigenen Gründe, warum sie die Daten von Website-Besuchern benötigen, und sie haben auch Datenschutzrichtlinien, in denen sie dies im Detail erläutern. Erläutern Sie also, warum Sie personenbezogene Daten an diese Unternehmen weitergeben, und erläutern Sie die Sicherheitsvorkehrungen, die zum Schutz dieser Daten getroffen wurden.

Wie werden personenbezogene Daten geschützt?

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein zentrales Anliegen der Datenschutzgesetze.

Daher müssen Sie die Sicherheitsmaßnahmen darlegen, die Ihr Unternehmen ergriffen hat, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und anderen Bedrohungen zu schützen.

Dies kann von Datenverschlüsselung und Datenminimierung bis hin zu sicherer Datenspeicherung und regelmäßigen Sicherheitsprüfungen reichen.

Wie Nutzer sich abmelden können

Die Datenschutzrichtlinie muss auch klare Anweisungen darüber enthalten, wie Benutzer der Datenerfassung, Marketingkommunikation oder anderen Datenverarbeitungsaktivitäten Ihrer Organisation widersprechen können.

Stellen Sie sicher, dass das Verfahren einfach und über einfache Webformulare, E-Mail-Links, Einstellungen für mobile Anwendungen, spezielle Kontaktinformationen und unkomplizierte Anweisungen auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche zugänglich ist.

Informieren Sie die Nutzer über ihre Rechte

Vergessen Sie schließlich nicht, Ihre Nutzer über ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten zu informieren. Dazu gehört das Recht, jederzeit auf ihre Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu löschen oder ihre Verarbeitung einzuschränken.

Fügen Sie dann Anweisungen dazu bei, wie sie diese Rechte ausüben können. Sie können dies zum Beispiel tun, indem sie die Seite "Datenschutzeinstellungen" besuchen, sich direkt an Ihr Unternehmen wenden oder die in der Datenschutzrichtlinie oder an anderer Stelle angegebenen Links zur Verwaltung ihrer Datenpräferenzen nutzen.

Nach der Erstellung haben Sie einen gewissen Spielraum bei der Platzierung der Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Website.

Sie sollte eine eigene Webseite oder App-Ansicht haben.

Sie sollte aber auch von jeder Seite der Website oder App aus leicht zugänglich sein. Dies kann durch einen Link in der Fußzeile der Website, im Menü der App oder bei der Registrierung des Kontos geschehen.

Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass der Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie für die Nutzer klar und deutlich sichtbar ist.