Simon Coulthard Juli 02, 2024
Haftungsausschluss: Dieser Blog enthält allgemeine Informationen über das Verfassen einer Datenschutzrichtlinie. Die Datenschutzgesetze können jedoch komplex sein und variieren je nach Gerichtsbarkeit. Wir raten Ihnen, sich von einem qualifizierten Anwalt beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Datenschutzrichtlinie den spezifischen Anforderungen Ihrer Website und Ihres Unternehmens entspricht.
Laut einer Studie der Penn State University stellt nur ein Drittel der Unternehmen den Besuchern ihrer Website eine Datenschutzrichtlinie zur Verfügung.
Das ist eine ziemlich vernichtende Statistik, die allerdings auch ein allgemeines mangelndes Bewusstsein für die rechtlichen Anforderungen und den weit verbreiteten Irrglauben der Unternehmen widerspiegelt, sie bräuchten eigentlich keine Datenschutzerklärung.
Aber ganz einfach gesagt, die Datenschutzrichtlinie ist ein wesentlicher Bestandteil der Website. Sie ist ein weiterer wichtiger Baustein für die Einhaltung der Datenschutzgesetze und schafft Vertrauen bei den Kunden, die damit nachvollziehen können, wie mit ihren Daten umgegangen wird. Außerdem schützt sie Unternehmen vor den potenziellen rechtlichen und finanziellen Auswirkungen von Datenschutzverletzungen und Verstößen gegen die Vorschriften.
Zwar gibt es im Internet eine Vielzahl kostenloser Datenschutzrichtlinien-Generatoren, doch die von ihnen erstellten Seiten sind bestenfalls oberflächlich. Sie sehen vielleicht wie kurze, einfache Dokumente aus, aber nur ein spezialisierter Anwalt kann ein solches Dokument erstellen, das den spezifischen rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Wenn Sie Ratschläge zum Verfassen einer Datenschutzrichtlinie für Ihr Unternehmen suchen, dann ist dieser Blog ein guter Ausgangspunkt. Darin erfahren Sie, was eine Datenschutzrichtlinie ist und wie sich dieses Dokument von Plattform zu Plattform unterscheidet. Außerdem erfahren Sie, was Sie tun müssen, um eine Datenschutzerklärung zu erstellen, die den rechtlichen Anforderungen entspricht.
Los geht's!
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Eine Datenschutzrichtlinie ist ein öffentlich zugängliches Dokument, in dem detailliert beschrieben wird, wie eine Website - und das Unternehmen, dem sie dient - die persönlichen Daten, die sie von Besuchern sammelt, verwendet und verwaltet.
Als Unternehmen, bei dem der Datenschutz an erster Stelle steht, nehmen wir die Erstellung von Datenschutzrichtlinien hier bei TWIPLA sehr ernst, und Sie können gerne unsere eigene Website-Datenschutzrichtlinie als Referenz verwenden.
Wie Sie sehen können, ist die Erstellung einer Datenschutzrichtlinie eine recht einfache Aufgabe. Die Seite muss lediglich alle Informationen über die Datenverarbeitung der Website und etwaige Abhängigkeiten von Dritten enthalten.
Um Verwirrung zu stiften, wird die Datenschutzrichtlinie manchmal auch als Datenschutzhinweis, als "Information über die faire Verarbeitung" oder als "Datenschutzinformation" bezeichnet.
Unabhängig von der Terminologie sollten Sie hier genau darlegen, welche Art von Daten erhoben wird, welche Gründe Sie dafür haben, welche Systeme beteiligt sind und was Sie damit zu tun gedenken.
Die kurze Antwort auf die Frage, wer eine Datenschutzrichtlinie braucht, lautet: jeder.
Sie ist eine unverzichtbare Seite, wenn Sie personenbezogene Daten von Nutzern erfassen. Auch wenn datenschutzfreundliche Technologien zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen und zum Schutz von Kunden immer beliebter werden, werden die meisten Unternehmen personenbezogene Daten als betriebliche Notwendigkeit erheben - wir sind zum Beispiel ein Unternehmen, das den Datenschutz in den Vordergrund stellt, aber wir müssen dennoch personenbezogene Daten als Teil unserer Benutzeranmeldungs- und Zahlungsprozesse erfassen.
Daher ist die Datenschutzrichtlinie dazu da, Transparenz zu gewährleisten und Vertrauen bei den Internetnutzern aufzubauen, die sich der Gefährdung ihrer persönlichen Daten im Internet stärker bewusst sind als je zuvor.
Sie ist ein zentraler Bestandteil vieler Datenschutzgesetze, die weltweit wie Pilze aus dem Boden schießen, darunter die GDPR in der EU und das CCPA in Kalifornien.
Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass auf Websites oft eine Vielzahl verschiedener Drittanbieterdienste installiert sind. Dabei kann es sich um Analysedienste, Zahlungsgateways, CRM-Plattformen oder Plugins für soziale Medien handeln.
Alle diese Integrationen sind auf die Daten Ihrer Website-Besucher angewiesen, um zu funktionieren. Und da Sie gemäß den Datenschutzgesetzen der für die Datenverarbeitung Verantwortliche sind, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, was diese Dritten mit diesen Daten machen. Daher benötigen Sie auf jeden Fall eine Datenschutzrichtlinie, in der Sie genau angeben können, was diese anderen Unternehmen mit den Daten Ihrer Website-Besucher tun.
Einige Websites benötigen jedoch keine, denn es gibt natürlich einige Ausnahmen:
Websites, die in Ländern ohne strenge Datenschutzgesetze tätig sind, haben möglicherweise weniger Anforderungen.
Heutzutage gibt es nur noch wenige solcher Standorte. Die meisten Länder (oder Handelsblöcke) sind dabei, Gesetze zu entwerfen, wenn sie nicht schon welche erlassen haben. Untersuchungen der UNCTAD zeigen, dass weniger als 5 % der Welt den Datenschutz für ihre Einwohner vernachlässigen.
Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass viele Datenschutzgesetze (wie die GDPR) eine extraterritoriale Reichweite haben, d. h. sie können auf Websites außerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs angewendet werden, wenn sie Nutzer innerhalb dieses Bereichs bedienen.
Dieser begrenzte geografische Geltungsbereich erstreckt sich also auch auf den Standort der Website-Besucher, und Unternehmen müssten Technologien implementieren, die kontrollieren, welche Herkunftsorte auf ihre Website zugreifen können, wenn sie dies als Grund für den Verzicht auf eine Datenschutzrichtlinie anführen wollen.
Die Datenschutzerklärung sollte die folgenden Informationen enthalten:
Einleitung | |
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Zweck | Erläutern Sie, warum die Datenschutzrichtlinie existiert und wie wichtig sie ist. |
Geltungsbereich | Legen Sie den Geltungsbereich der Richtlinie fest, einschließlich der Arten von Nutzern, für die sie gilt (z. B. Website-Besucher, App-Nutzer). |
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Arten der gesammelten Daten | Führen Sie die Arten der erfassten Informationen klar auf, z. B:
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Methoden der Datenerhebung | Beschreiben Sie, wie die Daten erhoben werden, z. B:
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Verwendung der Daten | |
Verwendungszwecke | Geben Sie die Zwecke an, für die die Daten verwendet werden, z. B:
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Gemeinsame Nutzung von Daten | |
Offenlegung gegenüber Dritten | Listen Sie Dritte auf, mit denen die Daten geteilt werden, einschließlich:
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Zweck der Weitergabe | Erläutern Sie, warum die Daten an diese Dritten weitergegeben werden. |
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Sicherheitsmaßnahmen | Beschreiben Sie die Maßnahmen, die zum Schutz der Daten ergriffen werden, z. B:
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Aufbewahrung von Daten | Erläutern Sie, wie lange personenbezogene Daten aufbewahrt werden und welche Kriterien bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen zugrunde gelegt werden. |
Benutzerrechte | |
Zugang und Berichtigung | Informieren Sie die Nutzer über ihr Recht auf Zugang und Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten. |
Löschung und Einschränkung | Erläuterung der Rechte der Nutzer, die Löschung oder Einschränkung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. |
Datenübertragbarkeit | Beschreiben Sie die Rechte der Nutzer, ihre personenbezogenen Daten über verschiedene Dienste hinweg zu erhalten und wiederzuverwenden. |
Opt-Out-Optionen | Informieren Sie darüber, wie die Nutzer der Datenerfassung, Marketingkommunikation oder anderen Datenverarbeitungsaktivitäten widersprechen können. |
Cookies und Tracking-Technologien | |
Verwendung von Cookies | Erläutern Sie die Verwendung von Cookies und anderen Tracking-Technologien. |
Arten von Cookies | Nennen Sie die Arten der verwendeten Cookies, z. B:
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Benutzer-Kontrolle | Hier finden Sie Informationen darüber, wie Benutzer Cookies verwalten oder deaktivieren können. |
Internationale Datenübertragungen | |
Grenzüberschreitende Datenübertragungen | Erläutern Sie, falls zutreffend, wie Daten grenzüberschreitend übertragen werden und welche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten getroffen wurden. |
Änderungen an der Datenschutzrichtlinie | |
Aktualisierungen der Richtlinie | Beschreiben Sie, wie/wann die Datenschutzrichtlinie aktualisiert werden kann. |
Benachrichtigung über Änderungen | Erläutern Sie, wie die Nutzer über Änderungen an der Richtlinie informiert werden. |
Kontaktinformationen | |
Wie man Kontakt aufnimmt | Geben Sie Kontaktinformationen an, damit die Nutzer Fragen stellen oder ihre Datenschutzrechte wahrnehmen können, z. B:
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Rechtsgrundlage für die Verarbeitung | |
Rechtliche Gründe | Geben Sie bei Organisationen, die der DSGVO unterliegen, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten an, z. B:
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Das Verfassen einer Datenschutzrichtlinie für eine Website, eine App oder ein kleines Unternehmen ist ziemlich ähnlich, da die Grundlagen dieselben sind. Dennoch gibt es einige Unterschiede zu beachten:
Bei der Erstellung eines Dokuments, das die Anforderungen an die Datenschutzrichtlinie für Websites erfüllt, sollten Sie sicherstellen, dass die Arten von Daten, die über Webformulare, Cookies und die Integration von Drittanbietern erfasst werden, detailliert beschrieben werden. Geben Sie den Zweck der Datennutzung an, z. B. Verbesserung der Kundenerfahrung, UX oder Marketing, und beschreiben Sie Ihre Datenschutzmaßnahmen.
Bei mobilen Apps sollte die Datenschutzrichtlinie Angaben zu den Daten enthalten, die über die App-Berechtigungen erfasst werden, z. B. Standort, Kontakte und Kamerazugriff. Darüber hinaus sollte sie erklären, wie die Daten innerhalb der App verwendet werden und welche Drittanbieterdienste beteiligt sind.
Kleine Unternehmen müssen Informationen über die Praktiken der Datenerfassung enthalten, die für ihre Geschäftstätigkeit relevant sind, z. B. Kundenkontaktdaten und Zahlungsinformationen. Die Richtlinie sollte die Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten und die Rechte der Nutzer in Bezug auf ihre Daten hervorheben.
Inzwischen sollten Sie ziemlich genau wissen, was in einer Datenschutzerklärung steht. Und wenn Sie jetzt versuchen, herauszufinden, was Sie in Ihre Datenschutzrichtlinie schreiben sollen, finden Sie weiter unten weitere Informationen über den Prozess:
Wir haben nicht das Budget, um hier alle Datenschutzgesetze durchzugehen, aber Sie müssen die Datenschutzgesetze recherchieren, die für Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe relevant sind.
So können Sie sicherstellen, dass Ihre Datenschutzrichtlinien mit allen für Ihr Unternehmen relevanten Gesetzen übereinstimmen.
Aber im Zweifelsfall sollten Sie die GDPR befolgen. Sie ist der Goldstandard, an dem sich andere Datenschutzgesetze orientieren, und wenn Ihre Datenschutzrichtlinie die Anforderungen dieses Gesetzes erfüllt, erfüllt sie die Anforderungen aller Gesetze.
Wir haben auch an anderer Stelle darüber geschrieben, wie man eine GDPR-konforme Datenschutzerklärung für unsere TWIPLA-Nutzer verfasst, und diese kurze Kopie könnte Ihnen helfen, die damit verbundene Arbeit zu verstehen.
Als Nächstes müssen Sie herausfinden, welche personenbezogenen Daten von Ihrer Website oder App und von Drittanbietern, die sie bedienen, erfasst werden.
Dabei handelt es sich letztlich um eine reine Erkundungsmission, und die Informationen sollten bei den verschiedenen beteiligten Organisationen frei verfügbar sein. Falls nicht, setzen Sie sich mit ihnen in Verbindung.
Danach sollten Sie die Methoden, mit denen Sie die Daten von Website-Besuchern (oder App-Endnutzern) überhaupt erfassen, im Detail erläutern.
Genauer gesagt, müssen Sie Informationen zu Formularen auf der Website, Cookies, App-Berechtigungen und Diensten von Drittanbietern angeben. Und denken Sie daran: Seien Sie offen und transparent in Bezug auf ALLE Ihre Datenerfassungspraktiken.
Als Nächstes müssen Sie angeben, wie Ihre Website und Ihr Unternehmen die von den Website-Besuchern erfassten Daten verwenden.
Dies kann zur Personalisierung des Benutzererlebnisses, zur Analyse der Website-Leistung oder für weitergehende Marketingzwecke geschehen. Letztlich müssen Ihre Kunden aber in der Lage sein, die Datenschutzbestimmungen zu lesen und daraus genau zu verstehen, warum Ihr Unternehmen ihre Daten überhaupt benötigt.
Nun sollten Sie Informationen über alle Drittunternehmen formulieren, mit denen Sie Daten von Website-Besuchern austauschen. Dabei kann es sich um Geschäftspartner, Dienstleistungsanbieter oder Werbetreibende handeln.
Sie alle haben ihre eigenen Gründe, warum sie die Daten von Website-Besuchern benötigen, und sie haben auch Datenschutzrichtlinien, in denen sie dies im Detail erläutern. Erläutern Sie also, warum Sie personenbezogene Daten an diese Unternehmen weitergeben, und erläutern Sie die Sicherheitsvorkehrungen, die zum Schutz dieser Daten getroffen wurden.
Der Schutz personenbezogener Daten ist ein zentrales Anliegen der Datenschutzgesetze.
Daher müssen Sie die Sicherheitsmaßnahmen darlegen, die Ihr Unternehmen ergriffen hat, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Datenschutzverletzungen und anderen Bedrohungen zu schützen.
Dies kann von Datenverschlüsselung und Datenminimierung bis hin zu sicherer Datenspeicherung und regelmäßigen Sicherheitsprüfungen reichen.
Die Datenschutzrichtlinie muss auch klare Anweisungen darüber enthalten, wie Benutzer der Datenerfassung, Marketingkommunikation oder anderen Datenverarbeitungsaktivitäten Ihrer Organisation widersprechen können.
Stellen Sie sicher, dass das Verfahren einfach und über einfache Webformulare, E-Mail-Links, Einstellungen für mobile Anwendungen, spezielle Kontaktinformationen und unkomplizierte Anweisungen auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche zugänglich ist.
Vergessen Sie schließlich nicht, Ihre Nutzer über ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten zu informieren. Dazu gehört das Recht, jederzeit auf ihre Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen, zu löschen oder ihre Verarbeitung einzuschränken.
Fügen Sie dann Anweisungen dazu bei, wie sie diese Rechte ausüben können. Sie können dies zum Beispiel tun, indem sie die Seite "Datenschutzeinstellungen" besuchen, sich direkt an Ihr Unternehmen wenden oder die in der Datenschutzrichtlinie oder an anderer Stelle angegebenen Links zur Verwaltung ihrer Datenpräferenzen nutzen.
Nach der Erstellung haben Sie einen gewissen Spielraum bei der Platzierung der Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Website.
Sie sollte eine eigene Webseite oder App-Ansicht haben.
Sie sollte aber auch von jeder Seite der Website oder App aus leicht zugänglich sein. Dies kann durch einen Link in der Fußzeile der Website, im Menü der App oder bei der Registrierung des Kontos geschehen.
Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass der Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie für die Nutzer klar und deutlich sichtbar ist.
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Das war's, das sind die Grundlagen dessen, was Sie wissen müssen, wenn Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihre Website erstellen.
Wie bereits erwähnt, handelt es sich dabei um eine grundlegende rechtliche Anforderung, und wir raten Ihnen, diese von einem Anwalt erstellen zu lassen, anstatt einen unzuverlässigen Datenschutzrichtlinien-Generator zu verwenden.
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