Eine Compliance-Prüfung ist eine systematische Untersuchung, bei der die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch ein Unternehmen überprüft wird.

Auch als regulatorische Compliance-Prüfung bekannt, kann sie verschiedene Bereiche der Unternehmensführung betreffen, wie zum Beispiel Datenschutz, Umweltvorgaben, Gesundheit und Sicherheit, Arbeitsrecht sowie IT-Systeme.

Der Zweck einer Compliance-Prüfung besteht darin:

→ sicherzustellen, dass die internen Systeme den regulatorischen Anforderungen entsprechen, und

→ dass diese Systeme im Rahmen einer behördlichen oder regulatorischen Prüfung nachgewiesen werden können.

Darüber hinaus dient eine Compliance-Prüfung dazu, zu überprüfen, ob interne Richtlinien, Systeme und Prozesse konsequent von den Mitarbeitern eingehalten werden.

Man kann Compliance-Prüfungen als die obligatorische „Vermeidung von Strafen“-Untersuchung betrachten, die jedes Unternehmen regelmäßig durchführen sollte.

Compliance-Prüfungen sind ein effektives Mittel, um Compliance-Lücken zu erkennen, Risiken zu verringern und potenzielle Probleme zu vermeiden, die später zu Schwierigkeiten führen könnten.

Dies gilt auch für die Compliance von Drittanbietern, deren Bewertung 48 % der Unternehmen als herausfordernd empfinden (MetricStream).

Es ist ratsam, mindestens eine jährliche Compliance-Prüfungsstrategie zu entwickeln, um proaktiv auf Compliance-Probleme zu reagieren, bevor diese eskalieren.

Richtig durchgeführt, helfen diese Prüfungen nicht nur, kostspielige Strafen zu vermeiden, sondern auch, die ESG-Bewertungen zu steigern und das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern zu sichern.

Da es rechtlich fragwürdig wäre, ein reales Beispiel für eine Compliance-Prüfung zu nennen, betrachten wir stattdessen die Tyrell Corporation, ein fiktives Unternehmen für Cloud-Speicher, das kürzlich eine Prüfung durchführte, um die Einhaltung der DSGVO zu bewerten.

Die Prüfung begann mit einer Analyse der Datenschutzrichtlinie, die veraltete Formulierungen aufwies und keine Klarheit über die Datenerhebungspraktiken bot, wie sie von der DSGVO gefordert wird. Dies veranlasste das Unternehmen, eine verbesserte Datenschutzrichtlinie zu erstellen, die die Transparenz der Kommunikation über Datenpraktiken und Nutzerrechte erhöhte.

Anschließend führte die Firma Interviews mit dem Datenschutzbeauftragten (DPO) und anderen Schlüsselmitarbeitern durch. Dabei wurde eine bislang unbekannte Wissenslücke der Mitarbeiter hinsichtlich der aktuellen Compliance-Anforderungen aufgedeckt, was das Unternehmen dazu motivierte, Schulungen zu den besten Praktiken im Bereich Datenschutz einzurichten.

Weitere Untersuchungen zeigten, dass Tyrell Corporation ihre Prozesse zur Einwilligungsverwaltung verbessern musste. Ihre Kunden hatten Schwierigkeiten, genau zu verstehen, was sie mit ihrer Zustimmung akzeptierten. Daher war es erforderlich, ein besseres Framework zu schaffen. Das Prüfungsteam empfahl eine Reihe von Änderungen, um den Zustimmungsprozess transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Außerdem wurden die Anmeldeinformationen für Benutzerkonten überprüft, wobei festgestellt wurde, dass zu viele Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Daten hatten – eine Konstellation, die das Risiko eines Datenschutzverstoßes erhöhte.

Nach der Prüfung erstellte das Unternehmen einen Aktionsplan, um die festgestellten Probleme anzugehen, und legte Folgeprüfungen fest, um die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen zu überwachen.

Während Compliance Audits sowohl intern als auch von externen Prüfern durchgeführt werden können, stellt der Begriff „Interne Audits“ eine separate Kategorie dar, die sich in mehreren wichtigen Aspekten unterscheidet.

Beide Audits haben jeweils einen einzigartigen Zweck und unterscheiden sich in ihren Zielen, Schwerpunkten und dem Umfang. Hier eine detaillierte Übersicht:

Zusammenfassung: Während sowohl interne Audits als auch Compliance Audits darauf abzielen, die Leistung der Organisation zu verbessern und Risiken zu mindern, unterscheiden sie sich in ihrem Fokus, Umfang und in der Art ihrer Durchführung.

Compliance Audits können durchaus intern durchgeführt werden, aber sie konzentrieren sich in der Regel auf die Einhaltung von Vorschriften, während interne Audits auch breitere interne Kontrollen, Prozesse und Effizienz bewerten.

Compliance-Vorschriften können je nach Branche und geografischer Lage erheblich variieren. Hier sind einige gängige Arten von Compliance-Vorschriften:

• Datenschutzvorschriften: Compliance-Audits nach CCPA (California Consumer Privacy Act) und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ermöglichen es Unternehmen zu überprüfen, ob sie die wichtigsten Datenschutzanforderungen erfüllen, insbesondere hinsichtlich der Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten.

• Finanzvorschriften: Vorschriften, die von Regulierungsbehörden wie der SEC (U.S. Securities and Exchange Commission) festgelegt werden, um Transparenz und Rechenschaftspflicht in der Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

• Gesundheitsvorschriften: Compliance-Anforderungen wie HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), die den Schutz von Patientendaten sicherstellen und sichere Praktiken im Gesundheitswesen fördern.

• Umweltschutzvorschriften: Gesetze, die den Umweltschutz und Maßnahmen zur Nachhaltigkeit vorschreiben und häufig von Agenturen wie der EPA (Environmental Protection Agency) durchgesetzt werden.

• Arbeitsrechtliche Vorschriften: Arbeitsgesetze, die die Rechte der Arbeitnehmer schützen, faire Behandlung sicherstellen und die Einhaltung von Sicherheits- und Lohnvorschriften gewährleisten.

Das Verständnis dieser Vorschriften ist entscheidend für Unternehmen, um gesetzeskonform und ethisch zu handeln.

Die Priorisierung des Datenschutzes bei der Auswahl von Software kann den Aufwand für Compliance-Audits erheblich reduzieren. Dies gilt insbesondere für Website-Analytics, die aufgrund des Volumens an gesammelten Kundendaten häufig im Fokus von Audits stehen.

TWIPLA ist eine ideale Wahl.

Wir sind eine datenschutzkonforme "Website-Intelligence"-Plattform, die auf den Prinzipien des Datenschutzes durch Design basiert. Dazu gehören:

• Datenminimierung: Wir erheben nur die Daten, die für aussagekräftige Einblicke notwendig sind, und stellen sicher, dass keine unnötigen Informationen verarbeitet werden.
• Datenanonymisierung: Unsere Datenerhebungsprozesse können so konfiguriert werden, dass alle persönlich identifizierbaren Informationen (PII) entfernt werden, sodass Einzelpersonen nicht identifiziert werden können.
• 100%ige Datenhoheit: Unsere Kunden behalten die vollständige Kontrolle über ihre Daten, mit einer einfachen Einwilligungsverwaltung und der Möglichkeit, Informationen jederzeit zu ändern oder zu löschen.
• Robuste Datensicherheit: Fortgeschrittene Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
• Konsistentes Tracking: TWIPLA ermöglicht zustimmungsfreie Analysefunktionen, die eine einfache Einhaltung der Datenschutzvorgaben gewährleisten, ohne dass Cookie-Banner erforderlich sind, und so die Nutzererfahrung vereinfachen.
• Datentransparenz: Wir bieten klare Einsicht in die Art und Weise, wie Daten erhoben und genutzt werden, sodass sowohl Nutzer als auch Unternehmen ihre Daten verantwortungsvoll verstehen und verwalten können.

Dank dieser Funktionen kann unsere Plattform standardmäßig in Übereinstimmung mit allen globalen Datenschutzgesetzen verwendet werden, ohne zusätzliche Compliance-Verpflichtungen zu schaffen. Das macht TWIPLA zu einem leistungsstarken Tool, um Compliance zu vereinfachen und den manuellen Aufwand während Audits zu verringern.

Es ist jedoch ebenso wichtig, diese datenschutzorientierte Denkweise auf alle Softwarelösungen anzuwenden, die Sie verwenden – von Customer-Relationship-Management-Systemen bis hin zu Cloud-Speicherlösungen – um ein robustes Compliance-Rahmenwerk zu schaffen.

Indem Sie den Datenschutz in allen Bereichen Ihrer Unternehmensprozesse integrieren, vereinfachen Sie nicht nur den Audit-Prozess, sondern fördern auch eine proaktive Kultur des Datenschutzes, die es Ihnen erleichtert, regulatorische Standards durchgängig zu wahren. Mit den richtigen Tools wird ein Audit weniger eine Suche nach Problemen und mehr ein Nachweis, dass Ihre Systeme bereits compliant sind.

Was ist ein Compliance-Audit?

Ein Compliance Audit kann intern oder von einer unabhängigen dritten Partei durchgeführt werden. Es bewertet die betriebliche Einhaltung sowohl interner Richtlinien als auch gesetzlicher Vorschriften, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Privatsphäre und branchenspezifische Standards.

Warum sind Compliance Audits wichtig?

Compliance Audits sind wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglichen, Risiken frühzeitig zu identifizieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und sensible Daten zu schützen. Dies hilft, Strafen bei Verstößen oder Nicht-Compliance zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu wahren.

Wer benötigt ein Compliance Audit?

Datenmanagement ist gesetzlich vorgeschrieben, und jedes Unternehmen, das persönliche Informationen sammelt, verarbeitet oder speichert, sollte mindestens einmal jährlich ein Compliance Audit durchführen, um die internen Prozesse und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen zu überprüfen.