Was ist ein Compliance Audit? Wichtige Schritte und Beispiele

Eine Ordnungsmäßigkeitsprüfung ist eine systematische Untersuchung der Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen durch ein Unternehmen.

Sie kann verschiedene Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens umfassen, darunter Datenschutz, ökologische Nachhaltigkeit, Gesundheit und Sicherheit, Arbeit und Beschäftigung sowie IT-Systeme.

Der Zweck eines Compliance-Audits ist:

→ sicherzustellen, dass interne Systeme vorhanden sind, um die gesetzlichen Erwartungen zu erfüllen, und

→ dass diese Systeme bei einer staatlichen oder behördlichen Prüfung nachgewiesen werden können.

Darüber hinaus tragen Ordnungsmäßigkeitsprüfungen dazu bei, zu überprüfen, ob interne Richtlinien, Systeme und Prozesse von den Mitarbeitern konsequent befolgt werden.

Betrachten Sie Compliance-Audits als die obligatorische Überprüfung, die jedes Unternehmen regelmäßig durchführen sollte, um keine Geldstrafe zu riskieren.

Diese Audits sind ein wirksames Mittel, um Lücken in der Einhaltung von Vorschriften zu ermitteln, Risiken zu verringern und Probleme zu erkennen, die im weiteren Verlauf zu Problemen führen könnten.

Dies gilt auch für die Einhaltung von Vorschriften durch Dritte, deren Bewertung für 48 % der Unternehmen eine Herausforderung darstellt(MetricStream).

Arbeiten Sie daran, zumindest eine jährliche Strategie für Compliance-Audits zu entwickeln, damit Sie Compliance-Probleme proaktiv angehen können, bevor sie eskalieren.

Wenn diese Prüfungen gut durchgeführt werden, helfen sie, kostspielige Strafen zu vermeiden und das ESG-Rating zu verbessern und gleichzeitig das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern zu erhalten.

Da es rechtlich fragwürdig wäre, sich mit einem realen Beispiel für ein Compliance-Audit zu befassen, betrachten wir die Tyrell Corporation, ein fiktives Cloud-Speicherunternehmen, das vor kurzem ein Audit durchgeführt hat, um seine Einhaltung der DSGVO zu bewerten.

Die Prüfung begann mit einer Analyse ihrer Datenschutzrichtlinie, die veraltete Formulierungen enthielt, denen es an Klarheit über die von dieser Gesetzgebung erwarteten Datenerfassungspraktiken mangelte. Dies veranlasste das Unternehmen dazu, eine bessere Datenschutzrichtlinie zu erstellen, die die Transparenz der Kommunikation über Datenpraktiken und Nutzerrechte verbessert.

Anschließend führte das Unternehmen Interviews mit dem Datenschutzbeauftragten (DSB) und anderen wichtigen Mitarbeitern durch. Dabei wurde eine bisher verborgene Wissenslücke bei den Mitarbeitern in Bezug auf die aktuellen Compliance-Anforderungen aufgedeckt, was das Unternehmen dazu veranlasste, Schulungen zu den besten Datenschutzpraktiken zu veranstalten.

Weitere Untersuchungen ergaben, dass die Tyrell Corporation ihre Zustimmungsmanagementprozesse verbessern musste. Die Kunden des Unternehmens hatten Schwierigkeiten, genau zu verstehen, wozu sie ihre Zustimmung gaben, und benötigten daher einen besseren Rahmen. Das Auditteam empfahl eine Reihe von Änderungen, die den Einwilligungsprozess transparenter und benutzerfreundlicher gestalten sollten.

Sie analysierten auch die Anmeldedaten der Konten und stellten fest, dass zu viele Mitarbeiter Zugang zu sensiblen Daten hatten - eine Position, die die Wahrscheinlichkeit einer Datenverletzung erhöhte.

Im Anschluss an die Prüfung erstellte das Unternehmen einen Aktionsplan zur Behebung der festgestellten Probleme und plante Folgeprüfungen, um die Wirksamkeit dieser Maßnahmen zu überwachen.

Während Compliance-Audits intern oder von externen Prüfern durchgeführt werden können, sind "interne Audits" eigentlich eine eigene Kategorie, die sich in wesentlichen Punkten unterscheidet.

Beide dienen einem bestimmten Zweck und haben unterschiedliche Ziele, Schwerpunktbereiche und Geltungsbereiche.

Hier ist eine Aufschlüsselung:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl interne Prüfungen als auch Ordnungsmäßigkeitsprüfungen darauf abzielen, die Leistung der Organisation zu verbessern und Risiken zu mindern, dass sie sich jedoch in Bezug auf Schwerpunkt, Umfang und Art der Durchführung unterscheiden.

Prüfungen der Einhaltung von Vorschriften können durchaus intern durchgeführt werden, aber sie konzentrieren sich in der Regel auf die Einhaltung von Vorschriften und nicht auf die breiteren internen Kontrollen, die bei internen Prüfungen bewertet werden.

Die Compliance-Vorschriften können je nach Branche und geografischem Standort sehr unterschiedlich sein. Hier sind einige gängige Arten:

• Datenschutzbestimmungen: Mit Hilfe von CCPA- und GDPR-Compliance-Audits können Unternehmen überprüfen, ob die Art und Weise, wie sie personenbezogene Daten erfassen, speichern und verwenden, den wichtigsten Datenschutzanforderungen entspricht.
• Finanzvorschriften: Von Aufsichtsbehörden wie der SEC festgelegte Standards zur Gewährleistung von Transparenz und Rechenschaftspflicht in der Finanzberichterstattung.
• Gesundheitsvorschriften: Compliance-Anforderungen wie HIPAA, die Patientendaten schützen und sichere Praktiken im Gesundheitswesen gewährleisten.
• Umweltvorschriften: Gesetze, die Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsmaßnahmen vorschreiben und häufig von Behörden wie der EPA durchgesetzt werden.
• Arbeitsrechtliche Vorschriften: Arbeitsgesetze, die die Rechte von Arbeitnehmern schützen und für faire Behandlung, Sicherheit und die Einhaltung von Löhnen sorgen.

Die Kenntnis dieser Vorschriften ist für Unternehmen unerlässlich, um rechtmäßig und ethisch korrekt zu arbeiten.

Wenn Sie bei der Auswahl von Software den Datenschutz in den Vordergrund stellen, können Sie die Belastung durch Compliance-Audits drastisch reduzieren. Dies gilt insbesondere für die Website-Analyse, die aufgrund des Umfangs der gesammelten Kundendaten häufig im Mittelpunkt von Audits steht.

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• 100%iges Dateneigentum: Die Kunden behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und haben die Möglichkeit, ihre Zustimmung zu erteilen und Informationen jederzeit zu ändern oder zu löschen.
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• Konsistentes Tracking: Das zustimmungsfreie Tracking von TWIPLA gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften ohne Cookie-Banner und optimiert die Benutzererfahrung bei gleichzeitiger Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
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Diese Funktionen bedeuten, dass unsere Plattform standardmäßig in Übereinstimmung mit allen globalen Datenschutzgesetzen verwendet werden kann, ohne dass dadurch irgendwelche Verpflichtungen entstehen. Das macht TWIPLA zu einem leistungsstarken Tool, das die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und den manuellen Arbeitsaufwand bei Audits reduziert.

Genauso wichtig ist es aber auch, diese datenschutzfreundliche Denkweise auf alle Ihre Softwareentscheidungen anzuwenden, von Customer-Relationship-Management-Systemen bis hin zu Cloud-Speichern, um einen soliden Rahmen für die Einhaltung der Vorschriften zu schaffen.

Indem Sie den Datenschutz in alle Ihre Abläufe einbeziehen, vereinfachen Sie nicht nur den Prüfungsprozess, sondern fördern auch eine proaktive Kultur des Datenschutzes, die es Ihnen erleichtert, die gesetzlichen Standards durchgängig einzuhalten. Mit den richtigen Werkzeugen geht es bei Audits weniger darum, Probleme zu finden und zu beheben, sondern vielmehr darum, zu zeigen, dass Ihre Systeme bereits konform sind.

Was ist ein Compliance-Audit?

Ein Compliance-Audit kann intern oder von einem unabhängigen Dritten durchgeführt werden. Dabei wird die Einhaltung der eigenen internen Richtlinien und der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Privatsphäre und branchenspezifische Standards, überprüft.

Warum sind Compliance-Audits wichtig?

Compliance-Audits sind wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglichen, Risiken zu erkennen, bevor sie eskalieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und sensible Daten zu schützen. Dies hilft ihnen letztlich, Strafen für Verstöße zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten.

Wer braucht ein Compliance-Audit?

Datenmanagement ist gesetzlich vorgeschrieben, und jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten sammelt, verarbeitet oder speichert, sollte mindestens einmal im Jahr ein Compliance-Audit durchführen, um seine internen Prozesse und die Einhaltung der Datenschutzgesetze zu überprüfen.